Документ «Расходный кассовый ордер»

Документ «Расходный кассовый ордер» (РКО) предназначен для учета выплаты наличных денежных средств.
В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксирован расход наличных денежных средств по различным операциям:
  • расчеты с контрагентами (оплата поставщику, возврат денежных средств покупателю, расчеты по кредитам и займам);
  • выдача денежных средств подотчетнику;
  • выдача денежных средств в кассу ККМ;
  • прочий расход денежных средств;
  • взнос наличными в банк;
  • выплата заработной платы по ведомостям;

  • выплата заработной платы работнику;

  • выплата депонированной заработной платы;

  • расчеты по займам с работниками.
В конфигурации предусмотрен учет денежных средств в нескольких кассах, поэтому при оформлении документа необходимо выбрать кассу, из которой будет производиться выплата наличных денежных средств. В кассе денежные средства могут храниться в одной валюте. Поэтому валюта, указанная в кассе определяет валюту оформляемого документа.
Документ может проводиться в два этапа. При проведении документа без установленного флага оплаты информация о выплате денежных средств записывается, как неоплаченный платеж. Затем можно отразить фактическую выплату из кассы, для этого в документе надо установить флаг «Оплачено» и перепровести его. Такую схему работы удобно применять в том случае, если выписка документа производится одним пользователем (например, менеджером, оформляющим закупки товаров), а фиксация расхода наличных денежных средств производится при выдаче денежных средств из кассы компании (например, оплата документа производится кассиром).
В документе также вводится необходимая информация для правильного формирования печатной формы документа, а именно: информация о том, кому выданы наличные денежные средства (поле «Выдать» в печатной форме документа), а также основание и приложение по документу.
При проведении документа по бухгалтерскому учету в группе полей «Получатель» указывается дополнительная информация о виде расчетов , типе расчетов и о том счете расчета, на который необходимо отнести данный платеж.
В зависимости от варианта использования документа, существуют различные требования к заполнению его реквизитов. Главным образом, отличия возникают при отражении документа в оперативном учете.
Учет платежей контрагентам

Отражение документа в оперативном учете заключается в определении порядка отражения исходящего платежа во взаиморасчетах с контрагентами. На этом этапе изменяется состояние оперативных взаиморасчетов; сумма платежа помещается в регистр «Денежные средства к списанию». Для учета платежа в расчетах с контрагентами необходимо указать:
  • организацию;
  • кассу организации;
  • контрагента, которому направляется платеж;
  • флаг «Отразить в опер. учете».
При выбранном виде операции «Оплата поставщику», «Возврат денежных средств покупателю» возможны два варианта отражения оплаты контрагенту:
  • по одному договору и сделке;
  • по нескольким договорам или сделкам.
Переключение между режимами производится при помощи переключателя "Редактировать:" ("Без разбиения", "Списком").
Отражение платежа по одному договору и сделке

При отражении платежа по одному договору и сделке в полях ввода формы документа необходимо указать:
  • сумму платежа (изменяется автоматически при редактировании суммы документа)
  • договор с контрагентом;
  • сделку (при необходимости);
  • курс валюты взаиморасчетов по договору, по которому будет учтен платеж во взаиморасчетах или сумму, на которую изменится состояние взаиморасчетов;
  • для проведения по бухгалтерскому учету - ставку НДС, статью движения денежных средств и счета учета расчетов с контрагентом и по авансам.
Возможно выбрать необходимый договор и сделку для погашения из списка текущих задолженностей по указанному контрагенту. Список открывается по нажатию кнопки «Подбор».
Отражение платежа по нескольким договорам и сделкам

В этом режиме становится доступной для редактирования табличная часть «Расшифровка платежа». Для каждой строки табличной части необходимо указать:
  • договор с контрагентом;
  • сделку (при необходимости);
  • сумму платежа (часть суммы документа, относимую на данный договор и сделку); итог по колонке «Сумма платежа» должен равняться сумме документа;
  • курс валюты взаиморасчетов по договору, по которому будет учтен платеж во взаиморасчетах или сумму, на которую изменится состояние взаиморасчетов;
  • для проведения по бухгалтерскому учету - ставку НДС, статью движения денежных средств и счета учета расчетов с контрагентом и по авансам.
Возможно подобрать необходимые договоры и сделки для погашения из списка текущих задолженностей по указанному контрагенту. Список открывается по нажатию кнопки «Подбор». Также, можно автоматически заполнить табличную часть на основании информации по непогашенным задолженностям. Обработка для автоматического заполнения вызывается по нажатию кнопки «Заполнить» меню табличной части. В окне настройки автоматического заполнения необходимо указать:
  • способ расчета задолженности
    • по фактической задолженности (на основании данных о фактическом движении средств и изменении взаиморасчетов с контрагентами);
    • по оперативной задолженности (помимо данных о фактическом изменении расчетов указываются заказы покупателей и поставщикам, неоплаченные расчетные денежные документы, отраженные в оперативном учете, а также заявки на расходование средств и планируемые поступления денежных средств);
  • порядок погашения задолженности: указывается, какие задолженности будут подбираться для погашения в первую очередь: более ранние или более поздние.
  • общую сумму, на которую будут подбираться задолженности при установке соответствующего флага.
Выдача денежных средств в кассу ККМ

Эта операция выполняется в том случае, если в кассу ККМ при розничной продаже необходимо передать наличные денежные средства (например, на сдачу покупателям в начале кассовой смены). При этом в документе появляется дополнительное поле «Касса ККМ», в котором выбирается та касса ККМ, в которую передаются денежные средства.
Выдача денежных средств подотчетнику

При оформлении данной операции необходимо из справочника «Физические лица» выбрать подотчетное лицо, которому выдаются денежные средства. Также, возможно выбрать расчетный документ («Авансовый отчет»), по которому подотчетному лицу возмещаются расходы.
Валюта взаиморасчетов, зафиксированная в документе РКО, по которому выдаются денежные средства подотчетному лицу, будет определена как валюта подотчетного лица. Именно в этой валюте подотчетное лицо должен будет отчитываться, и оформлять авансовый отчет. Документ может быть проведен по бухгалтерскому учету только в том случае, если выбранная валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом совпадает с валютой выбранной кассы.
Взнос наличными в банк

При оформлении такой операции указывается расчетный счет организации, на который поступают денежные средства. Валюта выбранных расчетного счета и кассы должны совпадать.
Выплата заработной платы по ведомостям

При отражении документа в учете необходимо заполнить табличную часть «Выплата заработной платы». В нее выбираются документы вида «Зарплата к выплате организации» (при отражении документа в бухгалтерском учете) или «Зарплата к выплате» (при отражении документа только в управленческом учете). При заполнении табличной части документами вида «Зарплата к выплате организации» необходимо, чтобы выполнялись следующие требования к документам в табличной части:
  • организация должна соответствовать организации, указанной в расходном кассовом ордере;
  • способ выплаты заработной платы должен быть «Через кассу»;
  • в колонке «Выплаченность заработной платы» должны быть только значения «Выплачено» или «Задепонировано».
При заполнении табличной части, сумма документа рассчитывается автоматически. При отражении документа в оперативном учете состояние взаиморасчетов с работниками не изменяется; сумма платежа помещается в регистр «Денежные средства к списанию».
Выплата заработной платы работнику

Операция предназначена для регистрации факта выплаты заработной платы одному работнику по одной платежной ведомости; операция доступна только при выплате регламентированной заработной платы. Такой способ регистрации факта выплаты заработной платы используется в том случае, когда в организации принята процедура выплаты зарплаты с использованием отдельного РКО на каждого работника.
При отражении документа в оперативном учете состояние взаиморасчетов с работниками не изменяется; сумма платежа помещается в регистр «Денежные средства к списанию».
Выплата депонированной заработной платы

Операция предназначена для регистрации факта выплаты депонированной ранее заработной платы по требованию работников, при этом в табличной части «Депоненты» указываются работники, ведомости, по которым они не получили причитающуюся заработную плату, и остаток неполученных сумм.
Допускается регистрировать выплату депонированной ранее заработной платы частями, несколькими РКО.
При проведении документа на суммы выплачиваемой депонированной ранее заработной платы уменьшается задолженность организации по депонентам в Книге депонентов.
Замечание. Если в табличной части «Депоненты» для сотрудника указана статья движения денежных средств, то эта статья будет использоваться в качестве аналитики счета кредита в проводке по бухгалтерскому учету, иначе в проводке будет использоваться статья движения денежных средств, которая указана в первой строке табличной части «Расшифровка по статьям».
Расчеты по кредитам и займам с работниками

Операция предназначена для отражения выдачи работнику денежных средств в рамках договора займа. При оформлении данной операции необходимо указать работника, которому выдаются средства, и договор займа с ним.
Учет прочего расхода наличных денежных средств

При выбранном виде операции «Прочий расход денежных средств» пользователю необходимо указать счет бухгалтерского учета, остаток по которому увеличится на сумму документа при его проведении, значения аналитических измерений, выбранных для этого счета, и статью движения денежных средств. В этом режиме в управленческом учете будет отражено только списание денежных средств с расчетного счета.
Отражение фактического расхода денежных средств из кассы

Отражение фактического расхода денежных средств из кассы одинаково для всех вариантов платежа. При этом заполняются следующие реквизиты:
  • организация;
  • касса;
  • флаг «Оплачено»;
На этом этапе изменяется состояние остатка денежных средств в кассе; сумма платежа списывается из регистра «Денежные средства к списанию».
При исполнении обоих этапов отражения документа в управленческом учете производится:
  • проведение документа по бухгалтерскому учету (в налоговом учете отражаются лишь возникшие суммовые и курсовые разницы с отнесением их на внереализационные доходы / расходы);
  • изменение состояния фактических взаиморасчетов:
    • при выбранном виде операции «Оплата поставщику», «Возврат денежных средств покупателю», «Расчеты по кредитам и займам с контрагентами», — с контрагентом, указанным в документе;
    • при выбранном виде операции «Выплата заработной платы»: с работниками, в соответствии с документами, перечисленными в табличной части «Выплата заработной платы»;
    • при выбранном виде операции «Выдача денежных средств подотчетнику»: с подотчетным лицом, указанным в документе;
Документ «Расходный кассовый ордер» может быть введен на основании документа «Заявка на расходование средств». В форме документа предусмотрен реквизит «Заявка», который заполняется при вводе на основании или может быть заполнен вручную. При проведении расходного кассового ордера с указанной заявкой на расходование средств проверяется соответствие суммы документа текущему остатку неисполненных платежей по данной заявке. Предусмотрена возможность оформления документа «РКО» только в том случае, если утверждена заявка на расходование денежных средств. Для пользователя, оформляющего документ можно установить права, при которых он не сможет провести документ РКО, если предварительно не был утвержден документ «Заявка на расходование денежных средств». Права устанавливаются в пункте меню «Сервис» - «Настройка дополнительных прав пользователя».