Документ «Начисление отпуска сотрудникам организации»

Документ «Начисление отпуска сотрудникам организации» применяется для начисления оплаты ежегодных отпусков (а также дополнительных, учебных и других видов отпусков), включая компенсацию за неиспользуемый отпуск, не связанную с увольнением.
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении начисляется документом «Расчет при увольнении сотрудника организаций».
Отпуска по уходу за детьми до достижения детьми полуторалетнего или трехлетнего возраста регистрируются документом «Отпуск по уходу за ребенком».
Отпуска за свой счет (без оплаты, по любым причинам) регистрируются документом «Невыходы в организациях».
Автоматический ввод документов. На основании данных об оплачиваемых отпусках в проведенных кадровых документах («Отпуска организаций») при помощи обработки «Анализ неявок» можно автоматически ввести необходимое количество документов «Начисление отпуска сотрудникам организации».
Особенности заполнения полей документа. Обязательной для заполнения является дата начала отпуска, все остальные даты заполняются в зависимости от того, какие отпуска (основной, дополнительный и др.) предполагается оплачивать. Именно дата начала отпуска определяет расчетный период, за который будут собираться данные для расчета среднего заработка.
Продолжительность отпусков и их вид указываются на закладке "Условия", при этом приняты следующие соглашения:
  • если помимо ежегодного отпуска предполагается оплачивать дополнительный отпуск, то в одном документе перерыва между окончанием ежегодного отпуска и началом дополнительного отпуска не допускается; если между ними есть перерыв - для оплаты каждого отпуска следует вводить отдельный документ;
  • виды дополнительных и других отпусков в обязательном порядке описываются в списке основных начислений организаций, для таких начислений указывается один из двух способов расчета: "По среднему заработку для отпуска по календарным дням" или "По среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней"; для учебных отпусков дополнительно должен быть указан специальный вид времени по Классификатору использования рабочего времени - "Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка сотрудникам, совмещающим работу с обучением".
Провести полный расчет отпускных позволяет кнопка Рассчитать. В расположенных рядом с кнопкой информационных строках отображаются результаты расчетов, подробнее ознакомиться с ними можно на закладках Оплата и Расчет среднего заработка.
Расчет и проведение документа

Подготовка данных для расчета среднего заработка.
На закладке Расчет среднего заработка отражаются данные о заработке, используемые для исчисления среднедневного заработка для оплаты соответствующего отпуска. В качестве расчетного периода по умолчанию используются 12 или иное количество месяцев, предшествующие началу отпуска. Продолжительность расчетного периода определяется в виде расчета, который будет использован для регистрации начислений.
Если в ИБ есть данные расчетов за расчетный период, то при расчете документа эти данные вносятся в документ автоматически. Если в ИБ данные расчетов в принципе присутствуют, но у сотрудника нет заработка за автоматически установленный расчетный период, тогда в полях Расчетный период с... по следует уточнить используемый расчетный период и пересчитать заработок кнопкой Рассчитать.
Если в ИБ данные расчетов за предшествующие месяцы отсутствуют, тогда данные о заработке можно ввести вручную - в строках по видам заработка:
  • По основному заработку, подлежащему индексации
  • По основному заработку, не подлежащему индексации
  • По премиям, начисленным в фиксированных суммах
  • По премиям, начисленным пропорционально отработанному времени, подлежащим индексации
  • По премиям, начисленным пропорционально отработанному времени, не подлежащим индексации
  • По годовой премии, начисленной в фиксированных суммах
  • По годовой премии, начисленной пропорционально отработанному времени, подлежащей индексации
  • По годовой премии, начисленной пропорционально отработанному времени, не подлежащей индексации
Зафиксированные в документе данные о заработке используются во всех дальнейших расчетах "как есть" (т.е. программа не пересчитывает их даже в том случае, если произошли доначисления за прошлые месяцы, в этом случае следует провести корректировку исходного документа).
Расчет сумм к начислению. Суммы к начислению, включая возможные сторно-записи, отражаются на закладке "Оплата". Для автоматического расчета этих сумм предназначен пункт "Рассчитать начисления" меню "Рассчитать".
Все автоматически рассчитанные показатели (результат начисления, количество дней по календарю сотрудника, пришедшееся на время отпуска и пр.) можно отредактировать.
Печатные формы. Для целей анализа результатов начислений можно использовать отчеты по расчету среднего заработка каждого из оплачиваемых отпусков. По результатам расчета начислений в документе (после проведения) можно получить унифицированную форму Т-60.
Проведение документа. Рассчитанные в документе суммы отражаются:
  • в начислениях сотрудника того месяца, который указан в поле "Месяц начисления"
  • во взаиморасчетах с сотрудником того месяца, который указан в поле "Месяц начисления"
  • в облагаемых НДФЛ доходах сотрудника (если при описании видов начислений указаны соответствующие коды дохода, для ежегодного отпуска и компенсации за отпуск - по умолчанию 2012) за все месяцы ежегодного и/или дополнительного (другого) отпусков
Рекомендации по регистрации отдельных хозяйственных операций

Продление отпуска после болезни сотрудника. Если в период оплачиваемого ежегодного отпуска сотрудник заболевает, то в период временной нетрудоспособности, удостоверенной надлежаще оформленным листком нетрудоспособности, сотруднику выплачивается пособие (за счет ФСС), отпуск по желанию сотрудника либо продлевается на количество дней нетрудоспособности, либо предоставляется позже.
Если сотрудник предпочел продлить отпуск, тогда выплата пособия по временной нетрудоспособности оформляется документом «Начисление по больничному листу» (в этом же документе, как правило, сторнируется начисленные ранее отпускные), а для продления отпуска вводится новый документ «Начисление отпуска сотрудникам организации», в котором в поле "Дата начала отпуска" указывается первоначальная дата ухода в отпуск, а в полях "С", "по" указываются соответствующие даты продленного отпуска.
Начисление дополнительного отпуска для санаторно-курортного лечения. Дополнительный отпуск для санаторно-курортного лечения предоставляется пострадавшим вследствие несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на основании Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".
Для начисления такого отпуска в списке основных начислений организаций должно быть описано начисление со способом расчета "По среднему заработку для отпуска по календарным дням", видом времени "Неотработанные полные смены, а также командировки" и видом пособия по социальному страхованию "Оплата дополнительного отпуска для санаторно-курортного лечения застрахованным".
Расчет и оплата дополнительных отпусков для санаторно-курортного лечения производятся на общих основаниях, начисленные суммы отражаются в данных учета пособий для целей заполнения регламентированной отчетности по средствам ФСС документом «Начисление страховых взносов» (до 2010 года - «Расчет ЕСН»).