Документ "Авансовый отчет"

Авансовые отчеты хранятся и редактируются в журнале "Авансовые отчеты".
Документ "Авансовый отчет" оформляется в той валюте, которая определена для сотрудника при выдаче ему денежных средств (документами "Расходный кассовый ордер", "Платежное поручение исходящее", "Платежный ордер на списание денежных средств") , как валюта подотчетного лица.
Документ имеет несколько табличных частей, которые располагаются на соответствующих закладках.
Информация о денежных средствах, полученных подотчетным лицом, отображается на закладке "Авансы".
Денежные средства, выданные подотчетному лицу, могут быть израсходованы на:
  • Закупку товаров и тары (закладки "Товары" и "Тара")
  • Оплату поставщикам (закладка "Оплата")
  • Прочие (дополнительные) расходы (закладка "Прочее").
Данные о расходе денежных средств заполняются в документе "Авансовый отчет" на соответствующих закладках табличной части.
Закупка товаров

Информация о закупленных подотчетным лицом товаров фиксируется на закладке "Товары ", информация о закупке возвратной тары фиксируется на закладке "Тара".
Информация об израсходованных подотчетным лицом суммах заполняются в соответствии с предоставленными подотчетным лицом печатными формами документов.
При заполнении информации о приобретенных подотчетным лицом товаров сумма, которую истратило подотчетное лицо, отображается в двух валютах: валюте, указанной в печатной форме документа, на основании которого оформляется запись о закупке товаров, и в валюте взаиморасчетов подотчетного лица.
Существует возможность оформить поступление товаров на склад и осуществление их продажи до оформления авансового отчета с подотчетным лицом. Эта операция оформляется с помощью документа "Приходный ордер на товары" с установленным видом операции "от подотчетника".
В том случае, если товары , закупленные подотчетником, ранее были оформлены приходным ордером на товары, то в документе «Авансовый отчет» выбирается вид поступления «По ордеру» и указывается тот приходный ордер , которым было оформлено поступление товаров от подотчетника. Причем по одному авансовому отчету можно зафиксировать поступление товаров по нескольким приходным ордерам, указав их в табличной части документа. По кнопке "Заполнить" можно произвести автоматическое заполнение табличной части документа товарами, поступившими по приходным ордерам.
Если закупленный подотчетником товар сразу поступает на склад, то в документе указывается вид поступления «На склад» и указывается склад, на который поступил товар.
По товарам, поступившим по ордеру, пользователь должен проставить стоимость, согласно печатной форме поступившего позже документа поступления.
Оплата поставщику

Затраты подотчетного лица на оплату поставщикам фиксируются на закладке "Оплата".
Сумма фиксируются в двух валютах: валюте, в которой подотчетное лицо реально расплатился с поставщиком и в валюте взаиморасчетов, указанной в договоре поставщика.
При проведении авансового отчета автоматически корректируется сумма задолженности перед поставщиком.
Дополнительные расходы

К дополнительным расходам подотчетного лица могут относиться командировочные расходы, расходы на проезд, расходы на бензин и т.д. Эта информация заполняется на закладке "Прочее". В качестве дополнительной информации может быть указана та статья затрат, на которую надо отнести прочие расходы подотчетника.
В конфигурации предусмотрена печать авансового отчета по регламентированной печатной форме.
Ввод данных о счетах-фактурах в авансовом отчете

При заполнении данных авансового отчет по строкам, по которым есть счет-фактура поставщика, необходимо взвести флаг "СФ предъявлен" и указать дату и номер предъявленного счета-фактуры. После окончания заполнения табличной части необходимо выполнить регистрацию счетов-фактур в информационной базе. Для этого следует использовать сервис "Заполнить" - "Зарегистрировать предъявленные счета-фактуры". При регистрации предъявленных счетов-фактур проверяется соответствие реквизитов счетов-фактур, указанных в строках документа и реквизитов (дата и номер) счета-фактуры, выбранного в строке. Если реквизиты не совпадают или счет-фактура по строке не выбран - производится выписка нового счета-фактуры с указанными в строке реквизитами, ссылка на новый документ подставляется в строку.
При выборе счета-фактуры вручную, в случае, если не заполнены дата и номер счета-фактуры в строке или заполнены, но не соответствуют выбранному счету-фактуре, они определяются из выбранного документа (предлагается заполнить/изменить данные в строке о счете-фактуре по реквизитам выбранного документа)